マニュアルづくりのコツは？

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★ マニュアルづくりのコツは？

■質問：

おかげさまで週末起業が順調に拡大しています。忙しくなってきた
ので、作業の一部を外注することにしました。そのために、マニュ
アルを作ろうと思っているのですが、どうすれば上手にできるので
しょうか？


■答え:

週末起業のご発展、喜ばしい限りです。マニュアルを作ることの必
要性に気づかれたことも、すばらしいです。

実際のマニュアル作成にあたっては、次のような考え方で取り組み
ましょう。


（１）作業をしながらつくる

何もないところから、机の前で頭の中だけで作ろうとすることは、
やめましょう。マニュアル化する作業を実際にやりながら、箇条書
き式にメモをとっていけば、それがそのまま、荒削りなマニュアル
になります。正確に言えば、作業を「記録する」という感覚です。
併せて反省点や気づいた点、改善すべきと感じた点を付けくわえ、
それを反映させてマニュアルを完成するようにしましょう。


（２）箇条書きで作成する

マニュアルに作業内容を記す際は、時系列に沿って、一つ一つの手
順を箇条書きで書いていくようにします。箇条書きはビジネス文書
の基本ですので、本業での経験がない方は、慣れておくようにしま
しょう。


（３）完璧主義に陥らない

マニュアルでは、どこまで詳しく書くべきでしょうか。悩ましい問
題ですが、まずは自分自身の役に立つという範囲でよいでしょう。
パソコンの電源を入れるところから始める必要はありません。

もし、誰かに依頼するためにマニュアルが必要だということになっ
たら、自分自身のために作ったマニュアルを相手にわたし、それに
基づいて口頭で作業内容を説明すればよいでしょう。その際、その
説明を聞いた上で、相手がマニュアルを補充するように指導してく
ださい。


（４）こまめに改訂を行なう

同じ作業でも、より良い方法を追求していくことは、ビジネスに取
り組む上では大切な姿勢です。時間の経過と共に、作業方法の変更
を余議なくされることもあるでしょう。したがって、マニュアルは
常に改訂が繰り返される運命にあります。古い方法のままでは、い
ざという時に役に立ちません。こまめに改訂を行なっていくことを
習慣にしていきましょう。


（５）画像を用いる

マニュアルは、わかりやすいことが大切です。いくら箇条書きとは
言え、画像を適切に用いたマニュアルにはかないません。パソコン
上の操作などは、画面画像（スクリーンショット）を用いた方がわ
かりやすいのは当然です。


（６）サンプルを添付する

　わかりやすさという点でいえば、画像のほかに、サンプルを添付
するという方法があります。ネット上の送信フォームには、記入例
が添えられているケースが多いのも、その理由です。言葉の説明と
共に、サンプルがあると、わかりやすさは格段に向上します。


（７）準備作業から後処理作業までをカバーする

作業工程の組み立て方にもよりますが、実際に作業を行なう際にま
ごつかないように、準備作業の段階から、作業後のフォローまでカ
バーするようにしましょう。たとえばセミナーの実施マニュアルで
あれば、各参加者へのお礼メール発送のほか、顧客データベースに
リストを組み込んだり、アンケート結果をデータ入力しておいたり
と、かなりの後処理作業があります。将来展開を考えれば、後処理
作業こそ、最重要かも知れません。これがマニュアルから抜け落ち
ていたとしたら、大変な機会損失を招くことになります。


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